La difícil tarea de delegar

DELEGAR: (del Latín, delegare) “Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación”. (RAE)

En mi trabajo con Ejecutivos, y mandos intermedios, aparece un tema recurrente: la falta de tiempo, y la dificultad para delegar tareas.

Ambas circunstancias van de la mano, y sin duda, repercuten tanto en la productividad, como en la forma en que se vive el trabajo, generando un alto estado de estrés, falta de motivación y pérdida de ilusión.

Delegar es más que asignar algunas tareas a otros. Significa involucrarlos en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Implica confianza en el equipo.

Para que el proceso de delegar sea efectivo y exitoso, es necesario tener algunas cuestiones en cuenta:

– Escoge a la persona adecuada: Esta persona debe cumplir dos cualidades imprescindibles:

1. – Estar cualificado para realizar las tareas encomendadas

2. – Ser digno de tu confianza. Esto último es fundamental para conseguir la tranquilidad necesaria.

– Comparte información: Si pretendes delegar tareas, aquella persona que has escogido debe tener toda la información necesaria para llevarlas a cabo de principio a fin.

– No delegues sólo el trabajo, delega también la responsabilidad y la autoridad: para tomar decisiones. Esto motivará a tu colaborador, y hará que se implique en la tarea. Asegúrate que todos estén enterados que esas tareas están a cargo de “Juan García” y que tiene todas las facultades para llevarlas a cabo de principio a fin.

– Aprende a escuchar y a preguntar: Cuando des las indicaciones básicas, asegúrate que tu colaborador ha comprendido lo que deseas, y sabe cómo encarar las tareas formulando preguntas. Es importante que estas preguntas sean abiertas, que generen respuestas creadoras, y que no se conviertan en un interrogatorio. Escucha despejando tus prejuicios y opiniones, y si es necesario, contrasta junto a la otra persona diferentes opciones o puntos de vista.

– Céntrate en los resultados: Enfocate en los objetivo, no en el proceso, dale la oportunidad a tu colaborador de que haga las cosas a su manera.

– Planifica las tareas: Al momento de delegar, elabora junto a tu colaborador una planificación de tareas, con plazos para la consecución de objetivos y fechas de revisión.

– No cambies las reglas del juego: Una vez delegadas las tareas y hecha la planificación, no cambies las reglas del juego, esto sólo confundiría y sería un obstáculo para alcanzar el éxito

– Ofrece feedback positivo y constructivo: Esto motivará a la otra persona, a la vez que recibe información valiosa para mejorar y progresar.

– Muéstrate disponible sólo para casos de emergencia: Aclara desde el principio, que tú estarás allí sólo si es absolutamente necesario, evita las relaciones dependientes.

– No te cuelgues medallas ajenas: Dale el crédito y reconocimiento a la persona que ha llevado a cabo las tareas.

– Aprende de cada experiencia al delegar: Observa cómo ha sido el proceso y qué cosas puedes mejorar para la próxima ocasión.

Si consigues delegar, tu vida será más ordenada y conseguirás centrarte en tus tareas sin descuidar tu vida. Recuerda que todos somos importantes, pero nadie es imprescindible!